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Sistema de Gestion de Taller

Esta herramienta informática, por su esencia está orientada a empresas cuyo rubro sea reparaciones Navales, Industriales, Metalúrgicas, Tornerías, etc.

El sistema integra la información generada por la gestión de los trabajos realizados en el taller. Poniendo énfasis en el control de los trabajos, esta herramienta le ayudará a optimizar tanto el uso de materiales/insumos como la distribución del personal en las tareas. Por otro lado le permitirá calcular los costos de materiales y hora/hombre para realizar una más acertada presupuestación.

Demás esta decir que le integra la contabilidad de su empresa en una sola herramienta de control. El sistema es multiempresa.

Con ello queremos decir que le permitirá trabajar con más de una empresa a la vez, pudiendo posteriormente, integrar los datos de éstas para poder tener una visión global, dándole una potente herramienta para posteriores tomas de decisiones.

En la economía clásica se hablaba de la especialización del trabajo como la herramienta para alcanzar la mayor productividad, sin embargo, en el entorno moderno se ha detectado que la mejor forma de obtener la eficiencia y eficacia en la productividad, lejos de la especialización, se encuentra en la integración de procesos, en la integralidad de las personas y en las soluciones integrales.

Está compuesto por los siguientes módulos.

ADMINISTRACION DE TRABAJOS

Este módulo permite controlar la ejecución de trabajos. Desde el cálculo de materiales, la presupuestación, aceptación y seguimiento hasta la terminación, entrega y facturación, controlando principalmente los materiales asignados y las hora/hombre afectadas en dicha tarea.

Las Horas/Hombre estarán ponderadas y conociendo el costo de los materiales, podrá estimar el valor aproximado real del costo pudiendo presupuestar con mayor exactitud.

Cerrado el trabajo ud. podrá deducir si la valoración del presupuesto fue correcta teniendo en cuenta que en una misma pantalla tendrá valores estimados, presupuestados y reales. La facturación al cliente se podrá realizar en forma habitual ó sobre trabajos finalizados y remitados (se personaliza de acuerdo a las reglas de negocio de vuestra empresa).

Se trabaja sobre el concepto de apertura y cierre de Obras las cuales estarán compuestas por una o más tareas.

Éstas podrán ser controladas y facturadas en forma independiente.

Existen variables de control que indican el grado de avance de la obra.


CIRCUITO DE PRE COMPRA

Le permite realizar Costos de Materiales para un trabajo en particular, previo al presupuesto. Posteriormente podrá migrar dicha información a un presupuesto formal. De ser necesario podrá conformar una Nota de Pedido. Un responsable deberá aprobarla y se transformará en Ordenes de Compra. Tantas como distintos proveedores se encuentren involucrados en dicha Nota de Pedido.

Dependiendo de las reglas de negocio de su empresa, se podrá realizar una Orden de Compra sin previa Nota de Pedido o no. (Se configura de acuerdo al cliente)


CIRCUITO DE COMPRAS
Estará compuesto por.

  • Pedido de cotización de productos a distintos proveedores, dicho pedido se podrá realizara a través de correo electrónico o imprimiendo y utilizando el correo postal o Fax.

  • Carga de la cotización, pudiendo ingresar los precios presentados por cada proveedor involucrado en el pedido. Existirá un reporte que indique cual es el producto mas económico y en general cual fue el proveedor que cotizo la totalidad de los renglones con el menor precio.

  • Relacionado o no con la cotización realizada, habrá un modulo de orden de compra donde quedará registrado a que proveedor/es se le hará la compra, indicando también la forma de pago, el plazo de entrega, destino de la mercadería, solicitante, lugar de entrega, etc.

En la etapa posterior la compra tendremos:

  • Carga de documentos comerciales. Existen facturas que están compuestas por más de una alícuota. Por ejemplo una factura que contenga algunos ítems al 21% y otros exentos. El sistema permitirá ingresar facturas con estas características.

Se puede digitalizar el documento y asociarlo a éste (hasta 4 hojas por documento), luego a través de un buscador muy completo puede visualizar e imprimir el documento si es necesario. Estamos hablando de facturas comerciales, notas de crédito, notas de débito, ajustes por diferencia de saldo. Al recibir la mercadería el pañolero podrá ingresar dicha mercadería al sistema y posteriormente distribuirla en los trabajos que corresponda. Luego, el sector administrativo terminará de completar dicha carga. En la recepción de documentos comerciales, habitualmente hay que controlar el vencimiento del CAI de éstos. El sistema ayuda a realizar dicho control en forma automática.

Tiene la alternativa de cargar un plan de cuentas por cada empresa que se administre. En la carga del documento se puede indicar cual es la afectación contable teniendo en cuenta la mercadería que se está tratando. Estamos hablando de relacionar el debe y el haber en el movimiento de carga de documentos comerciales. En caso que sea material importado, se podrá ingresar los datos aduaneros comúnmente utilizados.

  • Registro de pagos al proveedor. En la carga de un pago a un proveedor, también se tendrá en cuenta, la afectación contable pertinente. Por otro lado, seleccionando al proveedor que se le realizará el pago, mostrará las facturas parcial o totalmente adeudadas, pudiendo seleccionarlas y realizar pagos parciales o totales de dichos documentos.

Se podrá elegir de qué forma se hará el pago, con cheques propios, con cheques de terceros, efectivo (caja chica), transferencias bancarias ó la combinación de cualquiera de éstos. Los cheques de terceros se tomará del módulo de cobros en el circuito de ventas. Permitirá imprimir los cheques propios si así lo deseara. Cada banco tiene un diseño de cheque diferente, nos estamos refiriendo a que la fecha diferida, el beneficiario, el importe, etc, se ubican en distintas posiciones según el diseño del cheque de cada banco. En el sistema cada cheque tendrá su propio diseño, pudiendo el usuario, acomodar la información al imprimir de acuerdo sus necesidades. La carga de pagos se hace en un proceso por lotes (en forma consecutiva sin interrumpir este proceso.) Posteriormente, tanto los cheques, como los certificados de retención se imprimen en una venta de impresiones pendientes. Esto permite hacer las cargas en forma más eficiente. Sin tener que cambiar de pantallas.

  • Carga de movimientos bancarios. Para poder tener en forma completa el libro bancos es necesario contemplar ciertas operaciones que no se infieren directamente del sistema. En esta pantalla se pueden cargar créditos, débitos, transferencias entre bancos, anulación de cheques, etc.

  • Reportes

Permitirá realizar las consultas con distintos criterios de ordenamiento y podrá visualizarse en pantalla, enviarlo a una impresora o generar un archivo de Texto, Web, o Excel en soporte magnético.)

  • Cta.Cte. del Proveedor
  • Listado de Bancos. (Libro bancos; Resumen gral. de pagos x vtos; Cheques entre fechas; Cheques diferimiento x periodos, etc.)
  • Listado de Saldos del Proveedores.
  • Composición de Saldos (Indicando deuda y cantidad de días que se adeuda al proveedor).
  • Asientos de Compras y de Pagos.
  • Subdiario de Compras y de Pagos.
  • Listado de Cheque (propios y de terceros)
  • Libro IVA Compras (detalle o resumen), (corrientes o de bien de uso)
  • Resúmenes de Ordenes de Pago.
  • Exentos discriminados.
  • Monotributistas.
  • Reporte de proveedores.


CAJA CHICA

Permitirá administrar la caja chica de la empresa/s que se lleven en el sistema. La mayoría de las facturas tipo C, ticket factura, etc son tratadas habitualmente por el circuito de caja chica. Salvo excepciones que se hace pagos en efectivo de algunas facturas tipo A, pero que se realizan a través del sistema de proveedores comúnmente.

  • Egreso de efectivo. Existen tres casos para el egreso de dinero y todos están contemplados.
    • Si alguien necesita dinero puede sacarlo y se le hará un vale. Posteriormente tendrá que rendirlo.
    • Una persona hizo una compra para la empresa pero de su bolsillo. Presentando factura se le retornará el dinero utilizado.
    • Se genera un pago en efectivo desde el circuito de compras – proveedores. Automáticamente se genera el egreso de caja chica.
  • Rendición de vales. Un vale se rinde con facturas, tickets ó efectivo.

En esta instancia existe un reporte que indica que vales se están adeudando y a nombre de quien están.

  • Arqueo de caja. Diariamente se hace un recuento del efectivo remanente en caja. Una pantalla del sistema ayuda a controlar dicho remanente.
  • Reposición en caja. Según su utilización y el importe que deseen mantener diariamente fijo en caja es cuando tendrán que realizar la reposición de dinero en caja chica. Sea en efectivo ó en cheque, aquí quedará registrado.
  • Reportes. Control diario de Caja; Listado de Reposiciones ; Vales pendientes de Impresión; Vales pendientes de Rendición.


CIRCUITO DE VENTAS
  • La Presupuestación al cliente estará constituida por los materiales necesarios para dicho trabajo y la cantidad de horas hombre necesarias para el desarrollo de éste.

Cuando el presupuesto es aprobado por el cliente, se genera automáticamente una orden de trabajo respetando la numeración del presupuesto y teniendo en cuentas los datos cargados en él.

  • Si en la presupuestación se detallan la cantidad y los artículos necesarios para dicho trabajo, cuando se genere la órden de trabajo, el sistema podría sugerir, controlando el stock en pañol, la compra del material necesario para esa tarea. La orden de trabajo se seguirá alimentando de los materiales que se utilicen y llegado el momento, terminada la tarea, se hará un cierre de dicho trabajo.
  • Se facturará una o mas órdenes de trabajo al mismo cliente, teniendo en cuenta lo presupuestado originalmente. Para poder realizar la facturación, cada orden de trabajo mencionada deberá estar cerrada y el presupuesto asociado a ella se deberá encontrar completo. Se podrá afectar la factura a la cta. cte. del cliente.
  • Se podrán hacer cobros a la cta. cte del cliente, indicando que facturas están siendo canceladas parcial o totalmente. Se podrán registrar los pagos con cheque, transferencias bancarias, ó certificados transferibles.
  • Los reportes a saber serán :
    • Estado de Cta. Cte. del cliente.
    • Libro IVA Ventas.
    • Listado de saldos adeudados x mes.
    • Reporte de Cheque en cartera.
    • Resumen de Ventas.
    • Asiento de Ventas.
    • Asiento de Cobranzas.
MODULO DE GESTIÓN DE PERSONAL
  • Carga de ingreso y egreso del personal. ( Si su empresa tiene un reloj electrónico podemos migrar los horarios fichados para que no los cargue.).
  • Reporte de anticipos al personal en un período determinado.(Cargados en el módulo de caja chica.)
  • Reporte de horas trabajadas en un periodo determinado del personal. Cada persona puede tener ponderada el valor hora y el reporte indica si la hora es al 100% o mas dependiendo de la carga horaria y de los días si son feriados o no.

El sistema estará acompañado por un manual del usuario en el cual se encontrará una manera más sencilla de aprendizaje.

SEGURIDAD Y AUDITORIA DE USUARIOS
Se integran los módulos en un único sistema el cual estará controlado por un esquema de seguridad que permitirá, crear usuarios, darle permisos de accesos a distintas pantallas y, a través de una clave de acceso, se podrá visualizar una auditoría completa indicando que usuario modificó cual dato y en qué fecha y hora lo hizo.


EXPORTACIONES DE DATOS

Todos los reportes se puede exportar a pdf, Excel, Word, formato web, etc.
También tendrá un módulo de exportaciones. Pudiendo exportar hacia otros programas, asiento de compras, asiento de pagos, subdiario de compras, subdiario de pagos, etc. (ej. a Bejerman, Tango, etc.)

Observaciones:

  • El sistema se personalizará a las necesidades del cliente.
  • Trabaja bien en computadoras de baja performance.
  • Funciona en red.
  • No requiere licencia por puesto de trabajo (computadora).
  • El servicio de postventa se realiza a través de un escritorio remoto. Ante cualquier duda, nuestro personal podrá acceder, previa autorización de cliente, a su computadora para resolver cualquier inquietud online.